Whistleblowing - Segnalazioni

Whistleblowing - Percorso di segnalazioni

PERCORSO DI SEGNALAZIONE “WHISTLEBLOWING” PER CASI DI NON CONFORMITA’
L’azienda Edison fornisce la possibilità a dipendenti, business partners, fornitori  e altri soggetti, di segnalare episodi di corruzione, truffa o altre non conformità, attraverso un percorso guidato on-line che assiste il segnalante e permette di circostanziare la segnalazione in modo preciso e ordinato.

Obiettivo dell’adozione di questo strumento è quello di prevenire la realizzazione di non conformità o  irregolarità all’interno dell’organizzazione, ma anche quello di coinvolgere tutti gli stakeholders e il pubblico, in generale, in un’attività di contrasto dell’illegalità, attraverso una partecipazione attiva e responsabile. Le comunicazioni relative alle attività commerciali (es. reclami per bollette, fatturazione, ecc.) dovranno, invece, essere canalizzate attraverso gli strumenti di customer service allo scopo previsti.

COME SI SEGNALA E A CHI
Cliccando il banner whistleblowing / percorso di segnalazione si accede al percorso di segnalazione che si trova fisicamente su un server terzo. Le segnalazioni sono ricevute dal Responsabile della Direzione Internal Audit e dal Responsabile della Funzione Corporate Compliance & Ethics della medesima Direzione, i quali si impegnano ad inviare un primo riscontro al segnalante entro il termine di 15 giorni ed aprire con lui un dialogo che permetta di completare la segnalazione con assistenza indiretta tramite la piattaforma informatica.

La segnalazione viene gestita in modo confidenziale e l’eventuale identità del segnalante non viene rivelata senza il suo consenso. I dati personali eventualmente presenti sono trattati nel rispetto della normativa Privacy vigente (D. Lgs. 196/03 e Regolamento UE 2016/679) e conservate per il periodo di tempo strettamente necessario per la gestione della segnalazione. Questo strumento si affianca alle modalità già in uso e amplia la possibilità di inviare una segnalazione, ma non sostituisce le precedenti modalità per l’invio di segnalazioni agli Organismi di Vigilanza, ove istituiti, e i loro poteri di vigilanza per le materie di competenza, secondo quanto prescritto dalla legislazione vigente e dai Modelli Organizzativi adottati dalle società ai sensi del D.Lgs. 231/2001.

PERCHE’ SEGNALARE
Spesso i dipendenti o altri soggetti sono nella posizione di conoscere non conformità o irregolarità che l’azienda non riesce a identificare in modo tempestivo, è quindi importante che essa abbia la possibilità di verificare e possibilmente correggere queste anomalie.

Segnalazioni responsabili, effettuate in buona fede e nell’interesse del bene comune possono permettere all’azienda di intercettare per tempo e porre rimedio e correzione a comportamenti illegittimi ed azioni irregolari di corruzione, frode, o altre non conformità che rappresentano violazioni al codice etico aziendale e sono di danno all’azienda ed eventualmente a terzi.

TUTELA DEL SEGNALANTE
Esporsi personalmente per segnalare o denunciare condotte corruttive può comportare problematiche di natura sia pratica che psicologica. Questa modalità accetta segnalazioni effettuate in forma anonima: una segnalazione ben effettuata, circostanziata e dettagliata, può essere gestita senza ulteriore coinvolgimento del segnalante. In ogni caso le informazioni saranno trattate secondo criteri di confidenzialità. Esistono due tipi di tutela per il segnalante: la tutela gestionale e la tutela tecnologica.

TUTELA GESTIONALE
Come indicato in precedenza la segnalazione viene gestita in modo confidenziale e l’identità del segnalante, quando dichiarata da egli stesso, non viene rivelata senza il suo consenso.

TECNOLOGIA UTILIZZATA
Per quanto riguarda la sicurezza tecnologica e la rintracciabilità del segnalante, abbiamo scelto di utilizzare una piattaforma tecnologica ampiamente collaudata e già implementata per il whistleblowing in contesti sociali caratterizzati da rischi personali elevati: Globaleaks, un software open source sviluppato da Hermes Center for Transparency and Digital Human Rights, che permette di dialogare in modo anonimo con il segnalante, senza possibilità, per il ricevente o altri soggetti, di rintracciare l’origine della segnalazione.

TUTELA DEL SEGNALATO
Durante l’attività di verifica e di accertamento di possibili non conformità, gli individui oggetto delle segnalazioni potrebbero essere coinvolti o notificati di questa attività, ma, in nessun caso, verrà avviato un procedimento unicamente a motivo della segnalazione, in assenza di concreti riscontri riguardo al contenuto di essa.

Ciò potrebbe avvenire eventualmente in base ad altre evidenze riscontrate e accertate a partire dalla segnalazione stessa.

POLICY WHISTLEBLOWING
Cliccando su prosegui, il segnalante dichiara di aver preso visione e di accettare i contenuti delle Policy di utilizzo e gestione dello strumento di Whistleblowing messo a disposizione da Edison (il documento “Policy Whistleblowing” è scaricabile da questa stessa pagina internet in formato PDF).

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