Processo di informazione finanziaria

L’informativa finanziaria, rivestendo un ruolo centrale per la costituzione e per il consolidamento di relazioni solide e costruttive tra l’impresa e i propri interlocutori, contribuisce significativamente, insieme alle performance aziendali, alla creazione di valore per gli azionisti. Edison, consapevole della rilevanza dell’informativa finanziaria, si è dotata di un Sistema di controllo contabile interno volto a garantirne l’attendibilità, l’accuratezza, l’affidabilità e la tempestività, sia nei riguardi degli organi interni sia nei confronti del mercato.

Al fine di assicurare un efficiente coordinamento e scambio di informazioni tra la Capogruppo e le società controllate, nonché la corretta formazione del bilancio separato e del bilancio consolidato, il Gruppo ha predisposto un adeguato set normativo e documentale, oggetto di costanti aggiornamenti. Tale set normativo comprende, in particolare, i principi contabili di Gruppo, le procedure amministrative contabili, le linee guida, la procedura “fast closing”, istruzioni operative, manuali contabili e piano dei conti.

Edison, quale società italiana con azioni di risparmio negoziate in un mercato regolamentato italiano è tenuta alla nomina di un Dirigente Preposto alla redazione dei documenti contabili societari (il “Dirigente Preposto”), al quale la legge attribuisce specifiche competenze, responsabilità e obblighi di attestazione e dichiarazione. Lo statuto prevede che tale soggetto sia scelto dal Consiglio di Amministrazione, previo parere obbligatorio del Collegio Sindacale, tra dirigenti con comprovata esperienza pluriennale nei settori di amministrazione, finanza e/o controllo presso società quotate su mercati regolamentati. Dal 26 ottobre 2012 il Consiglio di Amministrazione ha ritenuto di affidare tale carica congiuntamente a Roberto Buccelli nella sua qualifica di Direttore Accounting & Tax e a Didier Calvez nella sua qualifica di Chief Financial Officer. Su tali nomine il Collegio Sindacale ha espresso il proprio parere favorevole. I soggetti sopra menzionati hanno ricevuto dall’Amministratore delegato, su mandato del Consiglio di Amministrazione, appropriate deleghe operative. Le rispettive remunerazioni sono inoltre state definite in coerenza con le politiche retributive per il management del Gruppo, tenuto conto delle linee guida generali valutate dal Comitato per la Remunerazione. In particolare, i meccaniscmi di incentivazione di entrambi questi soggetti risultano coerenti con i compiti ad essi assegnati.

Conformemente alle prescrizioni di legge, il Dirigente Preposto detiene la responsabilità del sistema di controllo interno in materia di informativa finanziaria. A tal fine egli definisce le procedure amministrative e contabili finalizzate a garantire adeugati controlli nella predisposizione della documentazione contabile periodica e di ogni altra comunicazione finanziaria e unitamente all'Amministratore delegato, ne attesta l'effettiva applicazione mediante un' apposita relazione allegata al bilancio di esercizio, al bilancio semestrale e al bilancio consolidato.

Le linee di indirizzo che devono essere applicate nell'ambito del Gruppo Edison con riferimento agli obblighi derivanti dall'art. 154bis del TUF in tema di redazione dei documenti contabili societari e dei relativi obblighi di attestazione, sono definite all'interno del modello ex legge 262/2005 (il "Modello 262").

In particolare il Modello 262, per il tramite del proprio specifico regolamento “Modello di controllo contabile” ha:

  • definito i ruoli e le responsabilità delle Unità Organizzative a vario titolo coinvolte. In particolare, è attribuita alla Direzione Accounting and Tax e per essa alla funzione Processi Amministrativi, la responsabilità di attuare e implementare in concreto, per il tramite del Dirigente Preposto, le attività che assicurino l’efficacia del sistema di controllo contabile;
  • definito le modalità operative di gestione delle attività necessarie per ottemperare agli obblighi di legge sopra richiamati;
  • introdotto, a supporto della stesura delle attestazioni e dichiarazioni di legge del Dirigente Preposto e dell’Amministratore delegato, l’obbligo, in capo ai responsabili delle Unità Operative aziendali e degli Amministratori Delegati/Presidenti delle società non rientranti nel perimetro di direzione e coordinamento di Edison, di attestare internamente, tramite il relativo processo di comunicazione interna, la completezza delle informazioni ed il corretto funzionamento del sistema di controllo contabile ex legge 262/2005.
  • attribuito all’internal auditing l’attività di testing.
  • individuato formalmente specifici responsabili di Divisioni/Direzioni/Business Unit/Funzioni aziendali, nonché specifiche figure operative denominate “focal point”, al fine di dare attuazione in modo efficace a quanto sopra indicato.

Più in dettaglio, il sistema di controllo contabile interno delineato nel Modello 262 poggia sui seguenti elementi caratterizzanti:

  • un corpo di procedure aziendali rilevanti ai fini della predisposizione e diffusione dell’informativa contabile, costituito tra gli altri da: manuale contabile di Gruppo, procedura di predisposizione dell'informativa periodica  "fast-closing" (ispirata alle best practice internazionali ed aggiornata mansilmente, che definisce in dettaglio ruoli e responsabilità delle Divisioni/direzioni aziendali, i sistemi di supporto, il dettaglio dell'informativa e le scadenze del processo), istruzioni operative di bilancio, reporting e calendari contabili, ecc.;
  • un processo di identificazione dei principali rischi legati all’informazione contabile e dei controlli chiave a presidio dei rischi individuati (risk assessment amministrativo/contabile), sotto la supervisione del Dirigente Preposto e di concerto con l’Amministratore Delegato. Il risk assessment viene effettuato con cadenza semestrale;
  • per ogni area/informazione contabile rilevante, l’elaborazione di processi e flussi contabili ritenuti critici e le specifiche attività di controllo mediante l’elaborazione di apposite matrici di controllo, che descrivono, per ciascun processo (o flusso amministrativo contabile) individuato come critico e/o sensibile, le attività standard di controllo (i controlli chiave) e i relativi responsabili di unità operativa per l’attuazione del Modello 262. Tali controlli sono oggetto di validazione e, se necessario, aggiornamento su base trimestrale;
  • l’individuazione di una apposita funzione aziendale, identificata nella Funzione Processi Amministrativi, allocata nella direzione Accounting and Tax responsabile della verifica e dell’aggiornamento periodico con il supporto delle unità organizzative  del corpus delle procedure amministrativo/contabili di Gruppo;
  • un processo di attività di valutazione periodica dell’adeguatezza e dell’effettiva applicazione del Modello 262 e dei controlli chiave individuati. La valutazione viene effettuata ogni sei mesi ed è articolata su due livelli:  a) autovalutazione delle unità organizzative, condotta dal responsabile di ogni unità organizzativa relativamente ai processi e flussi di competenza; b) valutazione indipendente, assicurata dalla Direzione Internal Audit. Il piano delle verifiche è esaminato dal Comitato Controllo e Rischi e approvato dal Consiglio di Amministrazione;
  • un processo di documentazione e comunicazione interna effettuato dai responsabili delle Divisioni/Direzioni/Business unit/Funzioni aziendali nonché dagli Amministratori delegati/Presidenti delle società non rientranti nel perimetro di direzione e coordinamento di Edison o delle società che adottano specifiche procedure amministrativo/contabili;
  • Un processo di attestazione formale al mercato sul corretto funzionamento del sistema di controllo contabile ex legge 262/2005.

Il Modello 262 è stato oggetto di aggiornamento e adeguamento nel 2015: in particolare, sono state riviste le aree di rischio alla luce delle modifiche organizzative e di contesto industriale con l’obiettivo di aumentare i livelli di presidio, con specifico riguardo alle aree più sensibili e significative.

In data 1° aprile 2016 la società Fenice Spa è entrata a far parte del perimetro di consolidamento del Gruppo Edison. Si è pertanto proceduto ad una analisi dei processi e dei rischi ai fini della legge 262/2005 introducendo una matrice specifica che regolamenta il processo di closing, con emissione della relativa attestazione da parte del Chief Financial Officer.