Trattamento delle informazioni societarie

La Società si è dotata da tempo di una procedura per la gestione interna e la comunicazione all’esterno di documenti ed informazioni relativi ad Edison, in particolare riferita alle informazioni di na tura privilegiata, che è parte integrante del Modello 231. La procedura, già modificata nel corso del 2006, su proposta dell’Organismo di Vigilanza e previo esame del Comitato per il Controllo Interno, per risultare maggiormente aderente alle modifiche legislative introdotte in sede di recepimento della disciplina comunitaria in materia di market abuse, è stata ulteriormente emendata nel 2010, per essere adeguata a talune esigenze operative che si sono manifestate nel corso della sua applicazione.

Nell’ambito di tale procedura si è provveduto a disciplinare i ruoli, le responsabilità e le modalità opera - tive di gestione delle informazioni di natura privilegiata (e cioè le informazioni privilegiate “in itinere” e quelle soggette all’obbligo di comunicazione al mercato) avuto riguardo al loro accertamento, all’alimentazione del registro degli insider, al trattamento, alla circolazione interna e alla comunicazione a ter zi (ove vengano osservate determinate condizioni) nonché per la comunicazione al mercato nel rispet to dei termini e delle modalità previste dalla vigente regolamentazione.

Sono tenuti al rispetto della procedura i componenti degli organi sociali, i dipendenti e i collaboratori di Edison e delle società controllate che si trovano ad avere accesso a informazioni di natura privilegiata.

A tutti i destinatari è fatto obbligo di:

  • mantenere la riservatezza circa i documenti e le informazioni acquisiti nello svolgimento dei propri compiti e, in particolare, assicurare che la circolazione interna e verso i terzi di documenti contenen ti informazioni di natura privilegiata sia soggetta ad ogni necessaria attenzione e cautela;
  • non comunicare ad altri, se non per ragioni di ufficio, le informazioni di natura privilegiata di cui si ven ga a conoscenza nello svolgimento dei compiti assegnati;
  • far sottoscrivere, da parte dell’owner del progetto e/o dell’attività rilevante (di norma coincidente con il responsabile della direzione/funzione) ai terzi cui si comunicano informazioni di natura privilegiata, in occasione del conferimento dell’incarico, un impegno di riservatezza (che preveda, se del caso, l’obbligo di tenuta a cura dei terzi del registro degli insider);
  • informare tempestivamente l’Organismo di Vigilanza della Società di qualsivoglia atto, fatto, omissio ne che possa rappresentare una violazione della procedura.

Con riguardo ai ruoli e alle responsabilità, è stato stabilito che il vertice aziendale è responsabile per tutto il Gruppo della divulgazione al mercato dei comunicati stampa relativi ad informazioni privilegiate, nonché della decisione di attivare la procedura dell’eventuale ritardo della comunicazione.

Le direzioni e le funzioni aziendali, nonché i vertici delle società controllate sono responsabili di indivi duare la presenza di informazioni potenzialmente privilegiate, e di attivare tutte le misure di sicurezza idonee ad assicurare la segretezza e la segregazione delle informazioni di natura privilegiata, limitando la circolazione di tali informazioni solo nei confronti di coloro che hanno necessità di conoscerle per l’espletamento della loro funzione/incarico.

Inoltre il vertice aziendale e il management (ciascuno per le informazioni di pertinenza) devono infor mare i soggetti interni ed i terzi in possesso di informazioni di natura privilegiata riguardanti il Gruppo della rilevanza delle stesse e devono accertare che i terzi destinatari di informazioni di natura privile giata siano tenuti per legge, per regolamento, per statuto o per contratto, al rispetto della segretezza dei documenti e delle informazioni ricevute, verificando, ove applicabile, l’esistenza di clausole/impegni di riservatezza/confidenzialità.

I documenti (cartacei ed elettronici) contenenti informazioni di natura privilegiata devono circolare previa apposizione sugli stessi della dicitura “Confidenziale” e devono essere adeguatamente custoditi, mentre la trasmissione di documentazione per via telematica deve essere protetta con chiavi di accesso; in ogni caso il vertice aziendale ovvero il management che hanno originato documentazione “Confidenziale” de vono tener traccia dei soggetti (dipendenti o terzi) ai quali tale documentazione è inoltrata.

Specifiche disposizioni della procedura si occupano dell’alimentazione ed aggiornamento del registro dei soggetti che hanno accesso a informazioni di natura privilegiata, prevedendo che l’iscrizione nel registro pos sa avvenire in modalità permanente ovvero occasionale e che la responsabilità di individuare i soggetti da comunicare alla funzione preposta alla tenuta del registro, per l’iscrizione - in modalità permanente o occa sionale - è affidata al vertice aziendale di Edison e al management per le aree di rispettiva competenza. La procedura si occupa anche delle modalità di informazione, aggiornamento e cancellazione degli iscritti.

L’iscrizione in modalità permanente riguarda i soggetti che, in relazione al ruolo, alla posizione ricoper ta ed alle specifiche e relative responsabilità affidate, hanno accesso su base regolare e continuativa a informazioni potenzialmente privilegiate; l’iscrizione in modalità occasionale riguarda i soggetti che, in relazione alla partecipazione a determinati progetti-attività estemporanee e/o alla copertura tempora nea di determinati ruoli/responsabilità, ovvero ancora in forza di uno specifico incarico ricevuto, hanno accesso, per un lasso di tempo definito, ad informazioni potenzialmente privilegiate.

Tutti gli amministratori e i sindaci di Edison, all’atto della nomina, sono iscritti in tale registro, in mo dalità permanente e sono informati circa i loro doveri e le loro responsabilità.

Gli amministratori e sindaci sono inoltre resi edotti, all’atto della nomina, delle normative intervenu te in materia di internal dealing e degli obblighi di comunicazione ad essi facenti capo, da assolvere per il tramite della Società. Nel corso dell’esercizio 2010 non sono state segnalate al mercato ed alle autorità competenti operazioni effettuate da amministratori e sindaci. I filing model, relativi alle operazioni effettuate nei precedenti esercizi, sono consultabili sul sito internet della Società (www.edison.it “Governance - Internal dealing”).

Fermi rimanendo gli obblighi relativi alla disciplina del market abuse, il Consiglio di Amministrazione ha anche introdotto dall’esercizio 2007, in specifici periodi dell’anno, un obbligo di astensione dal compimento di operazioni sugli strumenti finanziari emessi dalla Società. Tali periodi sono stati individuati nell’arco temporale che va dal trentesimo giorno precedente la riunione del Consiglio di Amministrazione che esamina i conti periodici ed il quinto giorno successivo alla pubblicazione del relativo comunicato stampa.

Per l’esercizio 2011 sono, pertanto, stati individuati i seguenti periodi:

  • dal 12 febbraio al 19 marzo (successivamente prolungato al 26 marzo)
  • dal 9 aprile al 14 maggio
  • dal 25 giugno al 30 luglio
  • dal 25 settembre al 30 ottobre.
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